ניהול משרד עורכי דין – האתגרים והדרך לשינוי

ניהול משרד עורכי דין הוא מורכב ורווי אתגרים חיצוניים ופנימיים. חלקם קשורים בענף עצמו וחלקם קשורים במיומנויות אישיות וכלים עסקיים חסרים. מצד אחד זו רמת תחרותיות גבוהה מאוד בשוק ומצד שני יש קונפליקט בין הערכים האנושיים של המקצוע לבין העובדה כי ניהול משרד עורכי דין הוא יחידה עסקית לכל דבר. בשורות הבאות נעסוק באתגרים מחוץ ומבית וכיצד אפשרי להתחיל לייצר שינוי באופן עצמאי, כדי לנהל משרד עורכי דין מצליח ומשגשג.

אתגרי הענף

מקצוע עריכת הדין בישראל הוא אחד מתחומי העיסוק המאתגרים ביותר שיש. הפופולריות של התחום יחד עם המגמה העולמית לפיתוח קריירה מרובת ערוצים, מתוך מטרה להגדיל את הכנסות משק הבית; מעצימים את התחרות על כל לקוח. יחד עם זאת, הצורך בשירות המשפטי עולה משנה לשנה. אזרחים מן הישוב נתקלים בדילמות חיים פשוטות ומורכבות ומעדיפים שירות מקצועי על פני התמודדות עצמאית חסרת ניסיון. ההיצע של עורכי דין לנפש הוא עצום, אך לא תמיד השיקולים בבחירת עורך הדין המתאים הם ברורים ורלוונטיים. לציבור לא תמיד יש את הזמן, היכולת והידע הנדרשים כדי לזהות את איש המקצוע הנכון עבור ה”קייס” הפרטי שלהם. כך יותר ויותר עורכי דין בוחרים בניהול משרד עורכי דין משלהם, והתחרות רק הולכת וגדלה.

האתגרים בניהול משרד עורכי דין

מלבד התחרויות בשוק, גם בתוך המשרד האתגרים צפים. מתאמנים שלי מספרים על תנודתיות בכמות הלקוחות מדי חודש והמלחמה ההישרדותית להכנסה חודשית המקיימת את המשרד והעובדים בו. זו יוצרות רוטינה של עבודה סביב השעון, תחושות לחץ מתמשך ובעיקר חוסר ודאות כלכלית עתידית. הבעלים והצוות הניהולי מתעסקים גם הם בעבודה השוטפת מבלי יכולת להרים את הראש ולבקר את העבודה של עצמם ושל העובדים תחתיהם. בתהליך מתמשך כזה לא רק שההכנסות יורדות גם טיב השירות נפגע.

שאלון לבחינת פוטנציאל תהליך גיוס הלקוחות אצלכם במשרד! מלאו את השאלון וקבלו למייל המלצות ודרכי פעולה פרקטיים כאן ועכשיו שיהפכו את רשימת הלידים שלכם לרשימה של עסקאות! לשאלון >> 

תהליכי שינוי בניהול משרד עורכי דין

מאמצים את עקרון הפתיחות

פתיחות ומוכנות לפעול אחרת ממה שרגילים, אחרת ממה שכולם עושים או אחרת ממה שנהוג. דוגמה בולטת, לחשיבות אימוץ עקרון הפתיחות היא בתהליכי שיווק וגיוס לקוחות. לא כולם עדיין פתוחים לחשיפה דיגיטלית באותה מידה. חלקם לא בטוחים מספיק ביכולת שלהם לפרסם, חלקם חוששים לאבד את הפרטיות וחלקם עדיין סבורים כי פרסום, שיווק ומכירות נוגד את ערכי המקצוע. במקרה הזה אימוץ עיקרון הפתיחות חשוב לשינוי תפיסות מגבילות המעכבות גיוס לוקחות חדשים וההתפתחות עסקית. אימוץ עקרון הפתיחות רלוונטי גם בשיטות עבודה, בגיוס עובדים וביצירת שיתופי פעולה עסקיים.

מחליפים כישלון בטעות

בפועל בשתי האופציות התוצאה היא זהה. כאשר ההתייחסות אל התוצאה היא בתור כישלון אז מתעוררות תחושות שליליות של ביקורת ושיפוטיות, עד כמה אני מספיק טוב/ה בעייני עצמי והסביבה. שיפוטיות והלקאה עצמית מפחיתות את הסיכויים לחזור ולנסות שוב את אותו המהלך. בדרך זו אין מקום לצמיחה ולהתחדשות. כאשר הפרשנות לתוצאה היא טעות, מתעוררים עקרונות הלמידה וההתנסות. האתגר לנסות שוב מכיוון אחר, כך מתפתחת הצמיחה וההתחדשות.

לדוגמה: מתאמן שפעל להרחבת משרד שלו ולצמיחה עסקית. גייס עורכי דין נוספים כשכירים, מתמחים ופרילנסרים, אך לא הגדיר מראש תחומי אחריות ברורים לכל אחד, לא יישם תהליכי בקרה ופיקוח, לא ביצע מערך חניכה מסודר. ההתנסות לא הייתה מוצלחת.

יש מי שהסתכלו על כך כישלון עסקי, ניהולי ואפילו אישי. יפרקו את החבילה ויחזרו לעבוד כיחידים במשרד שלהם ללא צמיחה עתידית.

לא כך המקרה עם המתאמן הזה. בעבודה עצמית חזקה פירש את התוצאה כטעות, בחן את המהלכים שלו ובחירות שלו מחדש, ניתן איפה ניתן לשפר ולעשות טוב יותר והתחילו לפעול כדי לייצר את השינוי. היום הוא והצוות שלו משיגים יעדים זו השנה השלישית ברציפות.

מגבשים זהות עסקית ייחודית

בוחרים בתחום התמחות מוביל, ממשיכים ללמוד ולהתמקצע בו באופן שוטף. מנסחים זהות עסקית ייחודית המבדלת משאר המתחרים בשוק. בחירת קהל יעד מוגדר ואפיון הלקוח הפוטנציאלי אליו רוצים לפנות מבחינת המאפיינים ההתנהגותיים שלה, הצרכים והמצוקות שלה, עליהם השירות שלך נותן מענה. דוגמה של מתאמנת יקרה שלי. עורכת דין בתחום הנדל”ן, אומנם בחרה את תחום ההתמחות שלה, אך עברה תהליך של מיקוד וגיבוש זהות עסקית ייחודית. היא דייקה את קהל היעד שלה למתחמי נדל”ן מעבר לקו הירוק בהיקף סכומים מסוים. זה לא אומר שהפסיקה לתת שירות לעסקאות נדל”ן אחרות אך שמה משקל גדול יותר על עסקאות שחיזקו את תת ההתמחות שלה.

מחזקים כישורים ומיומנויות מנהיגות ניהולית

מנהיגות ניהולית הוא מושג רחב וכולל בתוכו מגוון רחב של כישורים ומיומנויות. בחרתי להציג 3 עיקריים:

• איזון בין מכוונות אנשים ולמכוונות משימה הוא אחד הכלים החשובים בניהול משרד עורכי דין. היכולת לרתום אנשים למשימה, להוות עבורם דוגמה והשראה במטרה לעמוד ביעדים. איך עושים זאת? בין השאר מפתחים הרגל של עבודה עם מטרות ויעדים מוגדרים ומזהים את התרומה של כל אחד ואחת בצוות העובדים ליעדים של המשרד.
• עקרון הבהירות היא מרכיב חשוב במיומנות של מנהיגות ניהולית. מה בדיוק היית רוצה שיקרה? מה לוח הזמנים לכל משימה?, מהו התוצר הסופי ומה הם “תחנות הביניים”? באחריות מי כל משימה? ועוד.
• במקביל, חשוב לעבוד על העצמה של צוות העובדים – פיתוח היכולות והכישורים של הצוותים מאפשר להם לצמוח ולגדול גם מבחינה מקצועית ואישית. בדרך זו הצוות נהיה מקצועי ומיומן יותר ומסוגל לתת פתרונות איכותיים יותר.
• מרכיב נוסף וחשוב במנהיגות ניהולית הוא משוב, פיקוח ובקרה- לוודא שהכל מתקיים על פי התכנית, לתקן אם צריך, לשנות, לחדש. להיכנס לעימות ה”לא נעים” שבו צריך לקבל תשובות.

מגבירים מחויבות עצמית לשינוי

הבחירה במקצוע והערכים הטמונים בו עלולים טיפה לבלבל כשמסדרים את סדר העדיפויות של המשרד. ניהול משרד עורכי דין הוא יחידה עסקית לכל דבר וצריך גם להתייחס אליו בהתאם. המחויבות של עורך דין לעצמו ולמשרד שלו, חייבת לקבל עדיפות, לא פחות מאשר המחויבות ללקוח ולערכים שהובילו לבחירת המקצוע. יש לא מעט הרגלים שצריך לעבוד עליהם על מנת להגביר את המחויבות “לעצמי” על פני “האחר” מבלי לגרוע מטיב השירות והמקצועיות.

יוצרים שיטת עבודה

שיטת עבודה- דרך פעולה מוגדרת וכתובה המבוססת על קו חשיבה לוגי במטרה להשיג יעד. כאשר קיימת שיטה בשגרת המשרד, פחות מתעסקים ב”כיבוי שריפות” במהלך היום וכך פחות פוגעים בתפוקות. עבודה על פי שיטת העבודה ייחודית לך מאפשרת בניה של מאגר פתרונות אפשריים המבוססים על צבירה של ידע, ניסיון, כשרון. כך אפשר לצפות ולזהות מוקדם יותר מכשולים בדרך, בניהול תיק, בטיפול מול הלקוח. שיטה כזו עוזרת לברוא DNA אירגוני – בערכים ובהתנהלות השוטפת, מול הלקוחות ובין אנשי הצוות במשרד. כאשר צוות העובדים פועל על פי השיטה שלך את/ה פנוי/ה לעסוק בפיקוח ובקרה על החברה שבנית.

פועלים למען הפיתוח העסקי של המשרד

פיתוח עסקי הוא משימה בפני עצמה, מעבר לכל עומס העבודה שהשגרה מביאה איתה. צמיחה והתפתחות עסקית, מתקיימות מחוץ לאזור הנוחות של העובדים, המנהלים ובעלי המשרד. הן דורשות חשיבה מעמיקה והשקעת אנרגיה אחרת מהעשייה השוטפת. לרוב מדובר בפעולות מרתיעות, לא נעימות, לעיתים מביכות, אם הן לא בתוך סל הכישורים והמיומנויות.  משימות ופעילויות מחוץ לאזור הנוחות, לרוב, נדחקות אל תחתית סדר העדיפויות והמחויבות אליהן היא נמוכה יותר.

חשוב להקדיש משאבים של זמן, כסף, כח אדם עבור פיתוח עסקי ולאפשר התפתחות וצמיחה למרות השגרה. בתהליכי אימון עסקי לבעלי משרדי עורכי דין, מפנים מקום, זמן ופניות מחשבתית על מנת לחשוב גם על פיתוח עסקי, העזה וצמיחה מעבר לעבודה השוטפת.

רוצים להגביר מוטיבציה אצל העובדים? מתלבטים במודל התגמולים הנכון והרווחי ביותר לעסק שלכם? מוזמנים להתנסות בתהליכי אימון למשרדי עורכי דין, כדי להגביר את המוטיבציה הפנימית שלהם, לחבר אותם לערכים של העסק ולהניע אותם לעבר המטרות העסקיות שלכם.

שאלון לבחינת פוטנציאל תהליך גיוס הלקוחות אצלכם במשרד! מלאו את השאלון וקבלו למייל המלצות ודרכי פעולה פרקטיים כאן ועכשיו שיהפכו את רשימת הלידים שלכם לרשימה של עסקאות! לשאלון >>