מזל טוב! החלטת לצאת לדרך עצמאית ולפתוח משרד עורכי דין משלך. כדי להגשים חלום צריך להפוך אותו לפרויקט, כדי שהפרויקט יצליח צריך לנהל אותו כראוי. את המקצועיות בניהול התיקים ואת סודות המקצוע אני משאיר לך. בשורות הבאות אציג בפניך את כל השלבים, המשוכות והטיפים לנהל את הפרויקט שלך בהצלחה. השלבים לקוחים דווקא מעולם ניהול פרויקטים טכנולוגיים, שם אנחנו עדין לפריצות דרך בפיתוח מוצרים חדשים. אני מציע לך להתייחס לפתיחת משרד עורכי דין כפרויקט על, כמוצר חדשני ואלייך כיזם/ית, כבעל/ת עסק וכמנהל/ת הפרויקט הגדול של חייך.
אם בהתחלה הייתם אתם מול המחשב והלקוחות, כעת הצמיחה העסקית מערבת שותפים נוספים – בין שהם עובדים ישירים שלכם, פרילנסרים שאתם מעסיקים אד הוק או הלקוחות שלכם, ששכרו אתכם כדי לנהל את הקייס הפרטי שלהם. כשמעורבים שותפים נוספים חייבים לעבוד מסודר, שיטתי ונכון, גם כדי שהפרויקט הנוכחי יצליח, וגם כדי לבסס שגרות עבודה עתידיות. אז איך עושים את זה כמו שצריך, מבלי לשקוע באקסטרה בירוקרטיה? איך תבנו לעצמכם מערכת פשוטה, נוחה ואפקטיבית לניהול משרד עורכי דין מוצלח לאורך זמן?
הגדרת יעדים ומטרות על בפתיחת משרד עורכי דין
מה ייחשב הצלחה? כיצד תמדדו אותה? ומה התוצאה המבוקשת? כדי להתחיל לצאת לדרך אתם חייבים להבין מה תהיה התחנה הסופית. בתוך כך, כל פרויקט שאתם מחליטים לקחת צריך לשרת את העסק או המוצר שלכם באופן כללי. ולכן וודאו בשלב ניסוח המטרות, שהן תואמות את מטרות העל של העסק. טיפ של אלופים: יעדים ומטרות צריכים להיות ספורים בלבד. אל תתפזרו עם מיליון מטרות, כי אחרת תתפזרו גם עם הפרויקט שלכם. בנוסף, נמליץ שמטרות הפרויקט יהיו מדידות וברורות לכל הצוות/המשתתפים.
קביעת סדרי עדיפויות
לכל פרויקט יש מוצאי פרויקט או במילים אחרות – יש את היעד האידיאלי ויש בתוכו את הדברים שגם אם לא נספיק להשלים הפרויקט עדיין ייחשב הצלחה. קבעו את סדרי העדיפויות שלכם בתחילת הדרך. כך למשל – השקה של אפליקציה תיחשב הצלחה אם הפיצ’רים הקריטיים בה יעלו לאוויר ללא תקלות. פיצ’רים נוספים יכולים להיות מועברים לשלב ב’ לאחר ההשקה. טיפ של אלופים: נסו לצאת לדרך עם כמה שפחות פיצ’רים לשלב ב’, אלא אם ברור לכם כבר בשלב הזה מתי שלב ב’ יצא לפועל.
חלוקה לשלבי הפרויקט
לפעמים שלבי הפרויקט מותנים בהישגים טכניים – כלומר לא נוכל לעבור לשלב ב’, לפני ששלב א’ גמור. לפעמים השלבים מוגדרים על פי הזמנים, למשל ברבעון 2 אתם צריכים להשלים משימות מסוימות, וברבעון 3 אחרות. תהיה המסגרת אשר תהיה, אתם חייבים לקבוע שלבים לפרויקט, ועבור כל שלב לציין תתי שלבים. טיפ של אלופים: גם אם הפרויקט ארוך מאוד נסו לא להגדיר אינספור שלבים, כדי לא ליצור אצל הצוות תחושה של עבודה בלתי נגמרת או ייאוש. אדרבא, ניסוח שלבים ותתי שלבים נכונים יכול לספק תחושה של הישג ומוטיבציה.
לוח זמנים
את לוח הזמנים נגדיר גם לפרויקט כולו וגם לשלבים בתוכו. החלק השני חשוב במיוחד, כי בעוד נקודת הסיום נראית רחוקה, ההתקדמות בדרך מכנסת את כל המשתתפים לזמני עבודה קצרים יותר עם משימות מוגדרות. גם לשלבי הביניים חייבים להיות יעדים/מיני-יעדים ברורים, כך שכולם ידעו מה התוצר בסוף כל שלב. טיפ של אלופים: בנו את הגאנט שלכם ככה שתוכלו לראות מה יכול להתקיים במקביל, ומה יכול להתבצע רק לאחר שהשלב הקודם בוצע. כך תחסכו זמן, וגם תעודדו את הצוות שלכם לעזור זה לזה בביצוע המשימות.
אחריות
מי מבצע כל שלב? למי הוא צריך לדווח? ומי הסמכות האחרונה שמאשרת? כל שלב שהוגדר לזמן מסוים חייב להיות משויך גם לאיש צוות שאחראי לביצוע שלו. טיפ של אלופים: למשימה יש מנהל אחד, גם אם מבצעים אותה כמה אנשים. אם לא תהיה הגדרה ברורה, תתקשו לייצר מחויבות לביצוע.
פיקוח ובקרה
לצד הפיקוח השוטף, הגדירו לעצמכם צמתים מרכזיות לפיקוח על התוצרים המצטברים של הפרויקט, ובדיקה האם הם תואמים את מטרות העל שלכם ומשיגים את היעדים. גם נקודות הפיקוח צריכות לכלול מדדים ברורים של הספק או איכות. באופן אופטימלי נמליץ על 4 נקודות דיווח במהלך הפרויקט. טיפ של אלופים: הבקרה השוטפת היא הזדמנות חוזרת לבדוק את מטרות העל שלכם. אל תהססו לעשות שינויים במידה שיש צורך.
סיכום ומשוב
ברכות! השלמתם את הפרויקט שלכם, הגשתם את המוצר/התוצר ואתם כבר מסתכלים קדימה לפרויקט הבא. אבל רגע לפני עצרו – הציצו על תהליך העבודה שעשיתם, בדקו שוב את השלב וכתבו לכם נקודות לשימור ולשיפור. חלקו את אלה לחברי הצוות השונים וגם לעצמכם, ונהלו שיחות משוב כלליות ואישיות. המשוב הוא כלי משמעותי לשיפור, והוא יאפשר לכם להתייעל ולהשתפר לפרויקט הבא טיפ של אלופים: סיימו כל שיחת משוב בסיכום כתוב שישלח לעובד במייל, ונצלו אותה לצורך הגדרת יעדים קטנים לפרויקטים הבאים. כך גם תוכלו לנהל באופן רציף את ההתקדמות של העובדים, באופן שברור גם להם.
ובסוף זכרו – שלפרויקט יש מטרות, ובסופו לפעמים עומד מוצר – אבל מי שמניע אותו קדימה הם האנשים. למדו את עצמכם ואותם איך לעבוד יחד נכון בכל שלב ושלב, הקשיבו, התייעצו ותנו פידבקים. כך, גם אם הפרויקט עצמו לא קלה למטרה, הרווחתם המון לאורך הדרך!
שאלון לבחינת פוטנציאל תהליך גיוס הלקוחות אצלכם במשרד! מלאו את השאלון וקבלו למייל המלצות ודרכי פעולה פרקטיים כאן ועכשיו שיהפכו את רשימת הלידים שלכם לרשימה של עסקאות! לשאלון >>
