״אני אוהבת כשהיא מציקה לי״

״אני אוהבת כשעורכת הדין במשרד שלי לוקחת יוזמה ו׳מציקה׳ לי כדי לקדם משימות שבאחריותה ועדיין לא נסגרו״

כך אמרה לי בעלת משרד עורכי דין ותיק ומוכר.
עוד תזכורת, עוד בקשה לתשובה, עוד עניין שמבקש מקום ביום. ובכל זאת, היא אוהבת את זה. אחת עורכות הדין במשרד שלה דואגת שהעבודה תתקדם, גם כשהדבר הבא שנחוץ לה הוא משהו מבעלת המשרד עצמה.
המשפט הזה נשאר איתי. כשמדברים על העברת אחריות לצוות, קל לחשוב על פחות שאלות ופחות תזכורות. כאן יש בעלת משרד שרואה דווקא בפניות האלה יוזמה שהיא מעריכה

יש מי שחושבת גם על ההמשך

נניח שעורכת הדין הכינה טיוטה, ועכשיו נדרשת בדיקה שלך לפני שאפשר לשלוח אותה ללקוח. היא מסמנת את הנקודות שדורשות התייחסות, מבקשת לקבוע זמן לעבור עליהן וחוזרת אליך כשהמועד שסיכמתם מתקרב
הבדיקה עדיין דורשת זמן ושיקול דעת מקצועי שלך. אבל את השיחה עליה היא יוזמת, והיא יודעת מה תצטרך לעשות אחריה
יש משמעות לאפשרות להתפנות לעניין אחד, כשבעניין אחר מישהי כבר רואה מה חסר ופועלת להשיג אותו. לפעמים זו החלטה שלך, לפעמים שיחה עם לקוח או גיבוי מול עמית
זה הבדל שאפשר לפספס אם מסתכלים רק על מספר הפניות אליך ביום. שתי פניות יכולות לדרוש עשר דקות, ובכל זאת להשאיר אחריהן המשך שונה לגמרי. אחרי אחת מהן נוספה לך משימה שצריך ליזום ולנהל. אחרי האחרת, עורכת הדין יוצאת עם מה שהיה נחוץ לה וממשיכה משם.

האצלת סמכויות במשרד: ״אצל מי הקוף?״

השאלה הזאת נמצאת במרכזו של המאמר Management Time: Who’s Got the Monkey?, מאת ויליאם אונקן הבן ודונלד וואס, שפורסם ב־Harvard Business Review

ה״קוף״ הוא הדימוי שלהם לאחריות לצעד הבא.
הם מתארים מפגש שבו עובד מעלה בעיה והמנהל מקבל על עצמו לחשוב עליה ולחזור עם תשובה. השיחה הסתיימה, אבל עכשיו המנהל נדרש לפעול והעובד ממתין לו.

קל לזהות את הרגע הזה גם במשרד עורכי דין. לפעמים די בהבטחה לבדוק משהו כדי שעוד עניין יצטרף לרשימה שלך

המשפט של בעלת המשרד מוסיף מבחינתי שאלה לרעיון הזה: מה קורה כשהצעד הבא באמת דורש אותך, ועורכת הדין ממשיכה לדאוג למשימה כולה?

הבדיקה שלך יכולה להיות תחנה בתוך עבודה שהיא מנהלת. היא מכינה את החומר לקראתה, דואגת שהיא תתקיים ומקדמת את מה שסוכם. האחריות שלה להמשך יכולה להתקיים לצד האחריות שלך להחלטה המקצועית

מקום גם ליוזמה שמופנית אליך

אנחנו מרבים לדבר על יוזמה במונחים של רעיונות חדשים ופעולות עצמאיות. יש גם יוזמה יומיומית יותר: לחזור לעניין שעוד לא נסגר ולבקש את העזרה שתאפשר להתקדם

לפעמים היא דורשת מעורכת הדין לפנות שוב לבעלת משרד עסוקה. להעלות נושא שכבר דיברו עליו, להזכיר התחייבות או לבקש כמה דקות ביומן

במילים ״אני אוהבת כשהיא מציקה לי״ יש הערכה גם לחלק הזה. בעלת המשרד רואה את האחריות שמאחורי התזכורת ונותנת לה מקום ביחסים ביניהן

היכולת הזאת יכולה להתפתח בהדרגה. בתחילת הדרך נדרשת אולי חשיבה משותפת על חלק גדול מההחלטות. בהמשך, עם ההיכרות עם הלקוחות ועם השיקולים שחשובים במשרד, עורכת הדין יכולה להכין יותר בעצמה ולדייק את העזרה שהיא מבקשת

גם סטיבן קובי, בפרשנות שצורפה לפרסום המחודש של המאמר, הדגיש את המקום של פיתוח יכולת ושל יחסי אמון בהעברת אחריות.

יש משהו מעודד באפשרות הזאת: הניסיון שלך ממשיך להיות חלק מהעבודה, ובצוות מתפתחת היכולת להיעזר בו בלי שכל המשך הטיפול יעבור אליך

לפני המשימה הבאה

מה בעצם מבקשים כשאומרים למישהו בצוות ״המשימה באחריותך״?

במשימת הכנת טיוטה, למשל, אפשר לצפות לגרסה ראשונית עם שאלות פתוחות, ואפשר לצפות למסמך שכבר מוכן לבדיקה מקצועית. שתי האפשרויות יכולות להתאים, בהתאם לשלב העבודה ולניסיון של מי שמכין אותה

אפשר לקחת מהמאמר הזה שיחה אחת על משימה שעוברת לצוות, ולשמוע ממי שמקבל אותה:

• מה צריך להתקבל בסיום?
• אילו החלטות אפשר לקבל בדרך?
• באיזה מצב נדרשת פנייה אליך?

התשובות נותנות מקום להבהיר מה נדרש הפעם, איזו עזרה תהיה זמינה ואיך יגיע עדכון על ההתקדמות

ובתוך השיחה הזאת אפשר לומר גם משהו על היוזמה שהיית רוצה לראות: להעלות שאלה בזמן, להציע דרך להתקדם, לחזור לעניין שעוד לא נסגר. ואם נדרשת תשובה שלך, גם להזכיר לך

כך ה״הצקה״ שבעלת המשרד מעריכה יכולה לקבל מקום כבר כשהמשימה עוברת לידי עורכת הדין.

אפשר לכתוב לי עם דוגמה אחת מהמשרד שלך,
מעניין אותי לשמוע מה כבר הצלחת להעביר הלאה, ומה היית רוצה לקדם בשלב הבא

אני רוצה לשתף אותך בדוגמה מהמשרד שלי