סוגיית ניהול הזמן היא בין הראשונות שעולות בשיחות עם המתאמנים – מנהלים בארגון ובעלי עסקים עצמאים. היא מתקשרת בצורה ישירה עם יעילות ופרודוקטיביות בתהליכי העבודה ובחיים בכלל. "אין לי זמן לנשום" או "לו רק היה לי יותר זמן במהלך היום" אלו משפטים שחוזרים על עצמם כשאני ניגש לבחון את הפער בו נמצא העסק. בשלב זה אני מרגיע, הרי אין לנו השפעה על קצב התקדמות הזמן, הוא ימשיך לזוז בלי קשר אלינו או לאירוע מסוים. המקסימום שאדם יכול לעשות הוא לנהל את עצמו בתוך מרחב הזמן, לשנות הרגלים ודפוסי התנהלות, לערוך סדרי עדיפויות ברורים ולפעול בהתאם להם. בשורות הבאות ניגע באותם הרגלים ודפוסי התנהלות שעליהם כדאי לעבוד כדי להשיג פרודוקטיביות בעבודה.
אפקטיביות של כלים לניהול זמן
מגוון השיטות והכלים לניהול זמן הוא אדיר אך עדיין סוגיית הזמן נחשבת לאחת הבעיות המרכזיות בניהול עסק. מידת האפקטיביות של כל כלי משתנה מאדם לאדם והיא למעשה תלויה באופן היישום שלו בפועל. אולם, אדם יכול לתכנן לוח זמנים יומי, שבועי ושנתי, לקבוע יעדים ומטרות, לתעדף משימות, ולעבוד עם אחד או יותר מהכלים הנפוצים לניהול זמן ועדיין להרגיש שאינו ממצה את הזמן כמו שהיה רוצה. לכן השאלה היא לא רק איזה כלי יאפשר ניהול זמן אפקטיבי יותר אלא מה מידת המחויבות העצמית שלו למשימות שהגדיר.
התחייבות עצמית מול התחייבות לאחר
רבים נוטים לעמוד בהתחייבויות שלהם כלפי אחרים לפני עמידה בהתחייבויות שלהם כלפי עצמם. תחושת המחויבות לאחר חזקה יותר, הצורך להיות שם בשביל מישהו שזקוק לי, לעמוד במילה שלי ולא להיתפס כמי שלא ניתן לסמוך עליו. ללא איזון, דפוסי חשיבה אלו הם מקור הבעיה לאי עמידה במשימות שהגדרת לעצמך כך שלא מדובר בבעיה של ניהול זמן אלא במידת המחויבות שלך כלפי עצמך.
הגברת המחויבות העצמית- הפתרון לניהול זמן כושל
בתהליכי אימון עסקי העבודה על מחויבות העצמית היא הבסיס להצלחה של כל תהליך שינוי והיא נעשית בשתי רמות:
רמת השגרה:
בעשייה השוטפת, במשימות מוכרות, חד פעמיות, שיש בהן ניסיון ומיומנות נצברת קל יותר לאדם להתחייב לעצמו ולהשלים אותן. המורכבות מופיעה כשמדובר במשימות מתמשכות, הבנויות מתת משימות, בפרויקטים גדולים. במקרים אלו מתחילים בהתלהבות אדירה, וצפייה גדולה. לעיתים, מתעכבים בגלל מכשול קטן בדרך והמחויבות מתחילה לדעוך. כך דוחקים את המשימה לסוף סדר העדיפויות, עד כדי נטישה של המשימה כולה, של הפרויקט או הרעיון כולו.
רמת הפיתוח העסקי:
צמיחה והתפתחות עסקית, מתקיימות מחוץ לאזור הנוחות של העובדים, המנהלים ובעלי העסק. הן דורשות חשיבה מעמיקה והשקעת אנרגיה אחרת מהעשייה השוטפת. לרוב מדובר בפעולות מרתיעות במידה מסוימת, הן לא נעימות, לעיתים מביכות, אם הן לא בתוך סל הכישורים והמיומנויות. משימות ופעילויות מחוץ לאזור הנוחות נדחקות בתחתית סדר העדיפויות והמחויבות אליהן היא נמוכה יותר.
הגברת המחויבות כלפי העצמי נעשית על ידי כלים אימוניים ותקשורתיים. יחד מייצרים מקור הנעה פנימי, לומדים לנטרל "רעשים" מהסביבה, שיפוטיות של אנשים ושל האדם עצמו, שומרים על מיקוד בעשייה, ומאמצים גישה פרואקטיבית מקדמת. מגדירים מטרות ויעדים, בונים תכנית עבודה, תוחמים בלוחות זמנים ומתחילים לעבוד. הפעם המחויבות היא לא רק כלפי האדם עצמו אלא גם כלפי המאמן.
