סוגיית איזון בית עבודה מעסיקה עובדים שכירים ועצמאים כאחד. בעוד שכירים יכולים להתמקח על תנאי העסקתם או לבחור מראש בחברה שדוגלת בגמישות שעות עבודה, עבור בעל עסק עצמאי הנושא מורכב יותר. הוא אינו יכול להתמקח עם עצמו על תנאי העסקתו. עליו לדאוג גם לתפקוד העסק ומתן שירות בשגרה וגם לדאוג לפיתוח העסק בראייה עתידית. בשורות הבאות אציע מספר דפוסי התנהלות שכדאי לסגל כדי לשמור על איזון בית עבודה כאשר מנהלים עסק עצמאי.
הקונפליקט באיזון בית עבודה
הקונפליקט איזון בית עבודה נוצר סביב חלוקת הזמן, המשאבים והאנרגיה בין ניהול חיי המשפחה, הזוגיות, הילדים, הפנאי ומטלות הבית לבין ניהול ותפעול העסק. בין אם מדובר בעסק של אדם אחד הוא כזה שמעסיק מספר עובדים.
הזמן, המשאבים והאנרגיה הנדרשים לניהול עסק עצמאי הם רבים. מעבר למתן השירות ללקוח, על בעל העסק לדאוג לגבייה מלקוחות, לניהול הפיננסי, לתכנון האסטרטגי, מאמצי שיווק, גיוס לקוחות חדשים ושימור הקיימים. כל אלו הן פעולות קריטיות לתפקוד בסיסי של כל עסק והחשיבות עולה כאשר מדברים על פיתוח עסקי.
העסק הוא חלק מרכזי בחייו של עצמאי, ובמקרים רבים יש קושי גדול לעשות את ההפרדה. גם אם יש תכנון מסודר ברמה היומית, וחלוקת הזמן והמשאבים מוגדרת, עדיין התהליכים העסקיים הם דינמיים ושעות העבודה ומתן השירות יכולות לגלוש מעבר למתוכנן.
מפרי איזון בין בית לעבודה
הצבת גבולות
מדובר במיומנות ניהולית נרכשת המאפשרת את מרחב הפעולה לביצוע משימות, ומגבירה יעילות דווקא מתוך אילוצים והגבלות. הגדרת מדדים להצלחה עבור כל משימה ותיחום בלוחות זמנים הן סוג של הצבת גבולות. אז איפה מתעוררת הבעיה?
אחת הבעיות הנפוצות בהצבת גבולות אצל בעלי עסקים עצמאים היא בהגדרת שעות העבודה, מתן השירות והתקשורת מול הלקוחות. עבור עצמאים רבים כל שעה היא שעת קבלת קהל. בעיקר כאשר ללקוח יש בעיה הקשורה בשירות, אבל לא רק. לפעמים זו רק שאלה או בקשה לייעוץ קצר כי הלקוח ממש חייב לדבר עם מישהו. החסם העיקרי בהצבת גבולות ללקוח הוא הפחד לאבד אותו והקושי להעביר את המסר בצורה נקייה שאתם שם בשבילו "באש ובמים" אך בתנאים שלכם על אף התשלום.
תכנון זמן
היכולת להסתכל קדימה לקבוע מטרות מוגדרות בזמן ולפעול להשגתן. תכנון זמן מחייב קביעת התחלה – אמצע – וסיום של כל משימה, כולל "זמן פציעות" לאירועים בלתי צפויים. החסם הנפוץ הוא שלא יודעים להעריך את משך הזמן המדויק לכל משימה, כשהזמן אוזל משימה אחת באה על חשבון משימה אחרת. אל דאגה, עם הזמן היכולת להעריך בצורה מדויקת יותר את הזמן הדרוש לכל משימה מתחזקת, עד כדי ניצול הזמן בצורה המרבית והאפקטיבית ביותר.
סדרי עדיפויות ומחויבות עצמית
ניהול זמן הוא ביטוי של סדרי עדיפויות ותכנון הזמן שנקדיש עבור כל משימה. הרי אין לנו באמת יכולת להשפיע על הזמן – אלא רק לנהל את עצמנו בתוכו. בשעה קצובה אנחנו יכולים להחליט מה נוציא לפועל ומה לא. זוהי ההגדרה של סדרי עדיפויות. איפה מתעוררת הבעיה אצל עצמאים? רבים נוטים לעמוד בהתחייבויות שלהם כלפי אחרים, לקוחות, שותפים, ומשפחה לפני עמידה בהתחייבויות שלהם כלפי עצמם. בדרך זו קל מאוד לאבד זמן יקר.
כדי לתת שירות ולצמוח עסקית משימות חייבות להתבצע. אבל כאשר המחויבות העצמית נמוכה, המשימות השונות נדחסות לסוף סדר העדיפויות, אל תוך הלילה, אל סוף השבוע, על חשבון המשפחה, הילדים והפנאי. ולהפך, כשכבר אין ברירה המשימות העסקיות באות על חשבון המשפחה ומהר מאוד חוסר האיזון הזה הופך לשגרה.
גמישות מול טוטאליות
לנהל עסק עצמאי מחייב מידה מסוימת של התמסרות כמעט מלאה, בעיקר כשמדובר בעסק חדש. מודעות גדולה להשקעה בעסק, בניהול השוטף ופיתוח עסקי במקביל לניהול חיי המשפחה. ההתמסרות מחייבת גמישות בחשיבה ובעשייה. לפעול בכמה מישורים במקביל ולדעת להחליף "כובעים" במהירות ובאופן ענייני לטובת הסיטואציה. במקרים מסוימים ההתמסרות מתחלפת בטוטאליות כאשר משקיעים בנושא מסוים ומזניחים באותה העת נושאים אחרים.
בהירות
בהירות היא אחד הכלים החשובים ביותר בניהול עסק והתקשורת עם הסביבה. היכולת להעביר את המסר בצורה פשוטה וברורה, ממוקדת ועניינית. מול עצמך בתכנית עבודה ברורה ומדויקת. מול הלקוח בתיאום ציפיות לגבי השירות, מול העובדים בחלוקת העבודה ובתהליכי משוב ובקרה.
אחת הבעיות המרכזיות בסוגיית הבהירות בעסק המפרה את איזון בית עבודה הוא חוסר הפרדה ברורה בשעות, בתחומי האחריות, אך בעיקר בחשבונות הבנק בהתנהלות הפיננסית.
איך אימון עסקי יכול לעזור באיזון בית עבודה?
בתהליכי אימון עסקי עובדים על שינוי אותם הרגלים, דפוסי חשיבה ומרכיבים אישיותיים שמפרים את נקודות האיזון בתהליכים השונים בניהול עסק. לפניכם כמה דוגמאות:
- הגברת האמון העצמי והביטחון להציב גבולות, גם ללקוחות.
- פיתוח מיומנויות תקשורת והעברת מסרים בצורה אסרטיבית מצד אחד וכזו המעודדת קרבה מצד שני.
- הגברת המחויבות העצמית
- פיתוח גמישות מחשבתית
- בניית תכנית עבודה, הגדרת משימות ולוחות זמנים
- ניהול תזרים מזומנים "בריא"
